Recherche de documents et PDF

Permettez aux visiteurs de poser des questions sur vos documents

Des documents alimentant une interface de questions qui renvoie une réponse avec des liens vers les sources

Une bibliothèque de documents oblige souvent les visiteurs à télécharger plusieurs fichiers avant de savoir lequel contient la réponse. Une interface de questions peut raccourcir ce parcours tout en laissant les documents d’origine accessibles.

Dans Seekdown, les fichiers importés sont traités dans un jeu de données mémoire. Un assistant ou un centre de recherche peut ensuite répondre à partir de ce jeu de données et afficher la source correspondante.

Préparez l’ensemble de documents

Choisissez des documents qui relèvent du même contexte de réponse. Un centre de recherche public ne doit pas partager un jeu de données avec des procédures internes réservées au personnel.

Supprimez les doublons et les éditions obsolètes. Donnez à chaque fichier un titre qui indique son sujet et sa version. Seekdown prend en charge l’import de fichiers PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, RTF, ZIP et Markdown.

Importez et inspectez

Ouvrez le jeu de données et choisissez Import → Upload files. Attendez la fin du traitement.

Interface d’import Seekdown avec les formats acceptés et des données d’exemple

Recherchez dans le contenu du jeu de données une phrase issue de chaque fichier important. Cela confirme que le document a été traité et que son texte utile est présent.

Choisissez l’expérience visiteur

Utilisez un assistant intégré lorsque les questions doivent être possibles pendant que les visiteurs consultent une page produit ou de support. Utilisez un centre de recherche lorsque la recherche documentaire est la tâche principale et mérite une page dédiée.

Quelle que soit l’interface choisie, conservez l’accès au fichier d’origine. La réponse doit aider le visiteur à comprendre le passage pertinent, pas remplacer la source.

Configurez et testez le comportement des réponses

Utilisez des questions issues de tâches documentaires réelles :

trouver une exigence ;
comparer deux options mentionnées ;
localiser une procédure ;
identifier une exception ; et
demander quelque chose que l’ensemble de documents ne couvre pas.

Pour chaque question, consignez le document attendu et l’information requise. Vérifiez que la réponse cite le bon fichier et ne mélange pas des versions incompatibles.

Définissez la solution de repli

Lorsqu’aucun document approuvé ne répond à la question, dites-le clairement et indiquez le contact ou l’étape suivante appropriés. Ne comblez pas le manque avec les connaissances générales du modèle.

Tenez la bibliothèque à jour

Désignez un responsable pour chaque groupe de documents. Lorsqu’un fichier change, remplacez ou supprimez l’ancienne édition, attendez la fin du traitement et relancez les questions de test concernées.

Une mise en place réussie permet aux visiteurs d’obtenir une réponse directe tout en pouvant ouvrir le document qui l’étaye.