KI-Suche über mehrere Dokumente
Die Suche über viele Dateien ist nützlich, wenn eine Frage Handbuch, Richtlinie, Preisliste und Einrichtungsanleitung betrifft. Riskant wird sie, wenn die Dateien unterschiedliche Zielgruppen, Zeiträume oder Versionen beschreiben, ohne diese Grenzen deutlich zu machen.
Die Arbeit besteht nicht einfach darin, mehr Dokumente hochzuladen. Es geht darum, eine Sammlung aufzubauen, in der sich Quellen sicher kombinieren lassen.
Legen Sie fest, welche Dateien zusammengehören
Gruppieren Sie Dokumente nach den Fragen, die sie beantworten dürfen.
| Sammlung | Aufnehmen | Getrennt halten |
|---|---|---|
| Öffentliche Produktinformationen | Aktuelle Produktanleitungen, öffentliche Preise, öffentliche Richtlinien | Interne Roadmaps und Kundendaten |
| Interne Abläufe | Freigegebene interne Handbücher und Prozessnotizen | Öffentliche Marketingseiten, sofern nicht nötig |
| Regionale Richtlinien | Dateien für eine Rechtsordnung und einen Gültigkeitszeitraum | Regeln einer anderen Region ohne klare Kennzeichnung |
| Technische Handbücher | Aktuelle Handbücher für kompatible Produktversionen | Ersetzte Ausgaben |
Ein Memory-Datensatz kann mehrere Dateien und Website-Erfassungen enthalten. Gerade diese Flexibilität macht die Grenze der Sammlung so wichtig.
Ergänzen Sie Kennzeichnungen vor dem Hochladen
Verwenden Sie Dateinamen und Dokumentüberschriften, die – wo relevant – Produkt, Region, Ausgabe oder Gültigkeitsdatum enthalten. Heißen zwei Dateien „Rückgaberichtlinie“, gelten aber für verschiedene Länder, sollte der Unterschied in der Quelle selbst sichtbar sein.
Laden Sie die Dateien hoch und warten Sie, bis jede verarbeitet ist.
Testen Sie drei Abrufmuster
Frage zu einem Dokument
Fragen Sie nach einer Angabe aus einer einzigen Datei. Prüfen Sie, ob die Antwort dieses Dokument zitiert und nicht eine nur entfernt verwandte Quelle.
Dokumentübergreifende Frage
Stellen Sie eine Frage, die tatsächlich zwei kompatible Dokumente erfordert. Die Antwort sollte erkennen lassen, welche Angabe aus welcher Quelle stammt, und bei Bedarf auf beide verlinken.
Konfliktfrage
Erstellen Sie einen kontrollierten Test mit zwei Quellen, die sich widersprechen. Das gewünschte Verhalten kann sein, den Konflikt zu benennen, eine eindeutig als aktuell gekennzeichnete Quelle zu bevorzugen oder keine Wahl zu treffen. Legen Sie diese Regel vor dem Start fest.
Prüfen Sie den Datensatz, nicht nur die Antwort
Durchsuchen Sie die Inhalte des Datensatzes nach alten Titeln, doppelten Dateien und bekannten veralteten Formulierungen.
Kommt eine neue Ausgabe hinzu, entfernen oder isolieren Sie die alte, bevor Sie sich auf die neuen Antworten verlassen. Ein aktuelles Dokument hinzuzufügen, ohne die Vorgängerversion zu verwalten, kann den Abruf unberechenbarer machen.
Wann Sie einen Datensatz aufteilen sollten
Verwenden Sie getrennte Datensätze, wenn sich der Zugriff auf Quellen unterscheidet, dieselbe Frage zielgruppenspezifische Antworten hat, regionale Regeln nicht vermischt werden dürfen oder unabhängige Teams die Inhalte verantworten.
Die KI-Suche über mehrere Dokumente funktioniert am besten, wenn jeder Datensatz eine stimmige Antwortgrenze darstellt – nicht jede Datei, die die Organisation besitzt.